Zásady ochrany
osobních údajů

Tyto zásady vysvětlují, jak společnost Bytheway s.r.o. zpracovává osobní údaje v souvislosti se službou FoxBlox, a to v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

1. Správce osobních údajů

Bytheway s.r.o.
se sídlem Máchova 431/21, Vinohrady, 120 00 Praha 2
IČO: 23435551
zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze
e-mail: podpora@foxblox.cz

Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů, protože mu tato povinnost ze zákona nevzniká. Ve všech otázkách ochrany osobních údajů nás kontaktujte na uvedeném e-mailu.

2. Kdy jsme správcem a kdy zpracovatelem

• Jsme správcem osobních údajů našich uživatelů a členů jejich týmů, zájemců, kteří nás kontaktují (např. přes kontaktní formulář), a návštěvníků našeho webu. Na tato zpracování se vztahují tyto zásady.
• Jsme zpracovatelem osobních údajů, které do služby vkládají nebo do ní napojují naši uživatelé, tedy firmy (např. údaje jejich zákazníků, autorů recenzí, návštěvníků chatu na jejich webu nebo odesílatelů e-mailů). Správcem je v takovém případě daná firma a údaje zpracováváme jen podle jejích pokynů na základě smlouvy o zpracování, která je součástí obchodních podmínek. Pokud jste zákazníkem některé z těchto firem, obracejte se se svými žádostmi přednostně na ni.

3. Jaké údaje zpracováváme, proč, na jakém základě a jak dlouho

3.1 Registrace a správa účtu

• Údaje: název účtu, jméno a příjmení (pokud je uvedete), e-mail, heslo (ukládáme pouze v zašifrované podobě, tzv. hash), jazyk, role a oprávnění členů týmu, nastavení účtu.
• Účel: zřízení a provoz účtu, poskytování služby, přihlášení a ověření e-mailu.
• Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
• Doba uchování: po dobu trvání účtu a dále nejdéle 3 měsíce po ukončení služby, aby bylo možné účet obnovit.

3.2 Platby a fakturace

• Údaje: fakturační údaje (název firmy, adresa, IČO, DIČ), zvolený plán, historie plateb a daňové doklady. Údaje o platební kartě zpracovává výhradně platební brána Stripe, my k nim přístup nemáme.
• Účel: úhrada předplatného, vystavení daňových dokladů a vedení účetnictví.
• Právní základ: plnění smlouvy a plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) GDPR).
• Doba uchování: daňové a účetní doklady po dobu stanovenou zákonem, zpravidla 10 let (zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, a zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví).

3.3 Propojení s externími službami

• Údaje: přístupové tokeny a identifikátory účtů Google, Facebook, Instagram, LinkedIn nebo e-mailové schránky, které do služby propojíte, a obsah, který z nich služba načítá (recenze, příspěvky, komentáře, e-maily).
• Účel: načítání a správa obsahu z propojených služeb a odesílání odpovědí na váš pokyn.
• Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). U obsahu vašich zákazníků jsme zpracovatelem podle článku 2.
• Doba uchování: po dobu propojení a trvání účtu. Propojení můžete kdykoli zrušit v nastavení.

3.4 Kontaktní formulář a zákaznická podpora

• Údaje: jméno, e-mail, název firmy, obsah zprávy, IP adresa a údaje o prohlížeči.
• Účel: vyřízení vašeho dotazu, podpora uživatelů a ochrana formuláře před zneužitím.
• Právní základ: provedení opatření před uzavřením smlouvy nebo plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a náš oprávněný zájem odpovídat na dotazy a chránit formulář před spamem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Doba uchování: po dobu nezbytnou k vyřízení dotazu, nejdéle 2 roky od poslední komunikace.

3.5 Bezpečnost a provozní záznamy

• Údaje: IP adresa, záznamy o přihlášení, systémové a chybové záznamy, záznamy o aktivitách v účtu (kdo z týmu jakou akci provedl).
• Účel: zajištění bezpečnosti, prevence zneužití, diagnostika chyb a přehled aktivit pro majitele účtu.
• Právní základ: oprávněný zájem na bezpečném a funkčním provozu služby (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Doba uchování: zpravidla nejdéle 12 měsíců, déle jen pokud jsou záznamy potřeba k řešení bezpečnostního incidentu nebo sporu.

3.6 Servisní a obchodní sdělení

• Údaje: e-mail, název účtu, jméno.
• Účel: zasílání servisních zpráv (např. ověření e-mailu, reset hesla, upozornění na konec zkušební doby, změny podmínek) a informací o novinkách a podobných službách FoxBlox.
• Právní základ: servisní zprávy: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Obchodní sdělení stávajícím zákazníkům: oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) v souladu s § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti.
• Doba uchování: obchodní sdělení do doby, než se odhlásíte (odkazem v každém e-mailu nebo e-mailem na nás), nejdéle po dobu trvání účtu.

3.7 Ochrana právních nároků

V nezbytném rozsahu můžeme údaje uchovat i po uplynutí výše uvedených lhůt, pokud je potřebujeme k určení, výkonu nebo obhajobě právních nároků (oprávněný zájem, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), nejdéle po dobu trvání promlčecí lhůty.

3.8 Je poskytnutí údajů povinné?

Údaje potřebné k registraci a fakturaci jsou smluvním požadavkem; bez nich nemůžeme službu poskytovat. Ostatní údaje poskytujete dobrovolně.

4. Umělá inteligence

Služba využívá modely umělé inteligence společnosti OpenAI k návrhům odpovědí, textů, analýz a k provozu chatovacího asistenta. Za tímto účelem se společnosti OpenAI předává jen obsah nutný pro vytvoření konkrétního výstupu. Data nepředáváme k trénování AI modelů. Podle podmínek OpenAI se data zaslaná přes rozhraní API k trénování modelů nepoužívají.

Výstupy AI slouží jako podpůrný nástroj. Neprovádíme automatizované rozhodování včetně profilování, které by mělo pro vás právní účinky nebo se vás obdobně významně dotýkalo (čl. 22 GDPR).

5. Příjemci a zpracovatelé

Vaše údaje neprodáváme. Zpřístupňujeme je pouze v nezbytném rozsahu těmto příjemcům:

• poskytovatel serverů a hostingu, na kterých služba běží,
• poskytovatel AI modelů: OpenAI (USA),
• platební brána: Stripe Payments Europe, Ltd. (Irsko),
• odesílání e-mailů: Seznam.cz, a.s. (Česká republika),
• účetní a daňoví poradci, kteří jsou vázáni mlčenlivostí,
• orgány veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon.

Zpracovatelé zpracovávají údaje jen na základě smlouvy s námi a podle našich pokynů. Pokud do služby propojíte účet Google, Meta (Facebook, Instagram) nebo LinkedIn, vyměňuje služba data s danou platformou na váš pokyn; tyto platformy jsou vůči svým uživatelským účtům samostatnými správci a řídí se vlastními zásadami ochrany osobních údajů.

6. Předávání údajů mimo EU

Někteří příjemci (zejména poskytovatel AI modelů OpenAI) mohou údaje zpracovávat ve Spojených státech. Předávání probíhá na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně pro rámec ochrany údajů EU–USA (EU-U.S. Data Privacy Framework), u příjemců, kteří jsou do něj zapojeni, nebo na základě standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí (čl. 45 a 46 GDPR). Kopii příslušných záruk vám na požádání poskytneme.

7. Cookies a podobné technologie

Používáme pouze technicky nezbytné cookies a místní úložiště prohlížeče, bez kterých služba nemůže fungovat nebo které si pamatují vaše volby:

• cookie přihlášení (relace), která vás udrží přihlášené,
• uložení zvoleného jazyka a nastavení zobrazení (např. podoba přehledu),
• soubory instalovatelné aplikace (service worker), které ukládají pouze grafiku a skripty aplikace, nikoli vaše data.

Analytické ani reklamní cookies nepoužíváme. K nezbytným cookies podle § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, není potřeba souhlas. Pokud bychom v budoucnu začali používat nepovinné cookies, vyžádáme si předem váš souhlas.

8. Zabezpečení

Přijali jsme technická a organizační opatření, která odpovídají povaze zpracování: šifrovaný přenos (HTTPS), ukládání hesel pouze v podobě hashe, šifrování přístupových údajů k napojeným službám, omezení přístupu k datům jen na oprávněné osoby, oddělení dat jednotlivých účtů a pravidelné zálohování.

9. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte právo:

• na přístup ke svým osobním údajům (čl. 15 GDPR),
• na opravu nepřesných údajů (čl. 16 GDPR),
• na výmaz (čl. 17 GDPR),
• na omezení zpracování (čl. 18 GDPR),
• na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR),
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu (čl. 21 GDPR); proti zasílání obchodních sdělení můžete vznést námitku kdykoli a my vám je přestaneme posílat,
• odvolat souhlas, pokud je zpracování na souhlasu založeno, aniž by tím byla dotčena zákonnost předchozího zpracování.

Žádosti posílejte na podpora@foxblox.cz. Vyřídíme je bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce; ve složitých případech můžeme lhůtu prodloužit o další 2 měsíce, o čemž vás budeme informovat. Před vyřízením můžeme ověřit vaši totožnost.

Máte také právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

10. Změny zásad

Zásady můžeme aktualizovat, zejména při změně služby nebo právních předpisů. O podstatných změnách vás budeme informovat e-mailem nebo v aplikaci. Aktuální verze je vždy dostupná na této stránce.